Was gilt wann?
| Seit / ab | Pflicht | Wen betrifft es |
|---|---|---|
| 1. Januar 2025 | E-Rechnungen empfangen | Alle Unternehmen, auch Kleinunternehmer |
| 1. Januar 2027 | E-Rechnungen ausstellen | Betriebe mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz |
| 1. Januar 2028 | E-Rechnungen ausstellen | Alle Rechnungen an andere Unternehmen |
Nicht betroffen: Rechnungen an Privatkunden, Kleinbetragsrechnungen bis 250 €, Fahrausweise, bestimmte steuerfreie Umsätze. Grundlage: Wachstumschancengesetz und BMF-Schreiben, Stand Oktober 2026 — keine Steuerberatung.
📥 E-Rechnung empfangen
- XRechnung als XML-Datei und ZUGFeRD/Factur-X im PDF
- Lesbar dargestellt statt XML-Code, mit allen Angaben der EN 16931 und Anhängen
- Lieferant, Datum, Nummer, Betrag und Steuersatz exakt übernommen — kein Abtippen, kein Raten
- Danach wie jeder Beleg: buchen, dem Kontoumsatz zuordnen, zehn Jahre aufbewahren
📤 E-Rechnung erstellen
- ZUGFeRD: Ihre gewohnte Rechnung als PDF mit eingebetteten Daten — eine Datei
- XRechnung für Behörden, mit Leitweg-ID
- Vor dem Versand geprüft mit dem offiziellen Prüfprogramm der KoSIT
- Jede versendete Rechnung wird als Doppel mit Prüfsumme abgelegt
Sie müssen das nicht jedes Mal entscheiden
| Kunde | Format | Was er bekommt |
|---|---|---|
| Firmenkunde | ZUGFeRD | Ein PDF, das normal aussieht; sein Buchhaltungsprogramm liest die Daten direkt. |
| Behörde, Gemeinde, öffentlicher Auftraggeber | XRechnung | Reine Datendatei nach deutschem Behördenstandard, meist mit Leitweg-ID. |
| Privatkunde | normales PDF | Für Privatpersonen gilt die E-Rechnungspflicht nicht. |
KontAWi schlägt das Format anhand der Kundendaten vor: XRechnung bei hinterlegter Leitweg-ID, ZUGFeRD bei Firmenkunden mit USt-IdNr. Am Kunden lässt es sich fest einstellen — auch auf „nur PDF“.
Vom Angebot zur Rechnung
So sieht es in KontAWi aus, Schritt für Schritt an einem Demo-Betrieb (5:12 min).
Alle SchulungsvideosSprecherstimme KI-generiert.
Fragen und Antworten
Muss ich als kleiner Betrieb schon E-Rechnungen empfangen können?
Ja. Seit 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen E-Rechnungen von anderen Unternehmen annehmen können — auch Kleinunternehmer. Eine Übergangsfrist gibt es dafür nicht. Es genügt, die Datei entgegenzunehmen, lesen zu können und aufzubewahren; genau das übernimmt KontAWi.
Ab wann muss ich selbst E-Rechnungen schreiben?
Ab 1. Januar 2027 bei mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz, ab 1. Januar 2028 für alle Rechnungen an andere Unternehmen. Rechnungen an Privatkunden, Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und Kleinunternehmer sind ausgenommen. Stand Oktober 2026 — keine Steuerberatung.
Ist ein PDF per Mail eine E-Rechnung?
Nein. Eine E-Rechnung enthält strukturierte Daten, die ein Programm ohne Abtippen lesen kann: XRechnung oder ZUGFeRD. Ein normales PDF oder ein Scan zählt nicht. Ein ZUGFeRD-PDF sieht aus wie ein normales PDF, trägt die Daten aber eingebettet in sich.
ZUGFeRD oder XRechnung — was brauche ich?
Für Firmenkunden ist ZUGFeRD meist die bequemste Wahl: eine Datei, lesbar für Mensch und Programm. Behörden und öffentliche Auftraggeber verlangen in der Regel XRechnung, oft mit Leitweg-ID. KontAWi schlägt das Format anhand der Kundendaten vor; am Kunden lässt es sich auch fest einstellen.
Wie öffne ich eine XRechnung, die nur aus XML besteht?
Datei in KontAWi in den Beleg-Posteingang ziehen. KontAWi zeigt sie lesbar an — mit allen Angaben der Norm EN 16931 bis zu Unterpositionen, Skonto und Anhängen — und übernimmt Lieferant, Datum, Nummer und Betrag exakt in den Beleg.
Woher weiß ich, dass die E-Rechnungen von KontAWi korrekt sind?
Jede E-Rechnung wird vor dem Versand mit dem offiziellen Prüfprogramm der KoSIT geprüft; bei Fehlern warnt KontAWi, bevor die Mail rausgeht. Die ZUGFeRD-PDFs sind PDF/A-3-konform, bestätigt mit dem Referenzprüfer veraPDF. Beim Empfang wurde KontAWi an allen 84 Rechnungen der offiziellen KoSIT-Testsammlung geprüft.
Kostet die E-Rechnung extra?
Nein. Erstellen und Empfangen sind in jeder Edition enthalten, schon in Start ab 24 € im Monat — ohne Aufpreis pro Rechnung.
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